Si vous êtes partagé entre de trop nombreux choix à faire dans votre journée, vous allez sûrement apprécier ces 12 stratégies pour prendre le contrôle de votre journée. (Merci à mes clients pour avoir été les contributeurs à certaines de ces idées et d’avoir été aussi les personnes ayant pu tester ces stratégies et leurs efficacités)
1. Commencez votre journée en vous posant la question: Quelle action puis-je entreprendre qui me prendrait 30 minutes ou moins, et qui aura le plus grand impact sur mon entreprise?
Et faites cette action avant de commencer quoique ce soit d’autre dans votre journée. Je vous invite à être vraiment réaliste en pensant à ce que vous pouvez faire en 30 minutes.
Divisez un projet important en étapes que vous pouvez faire en moins de 30 minutes, en de petites bouchés dans lesquelles vous pourrez mordre en étant totalement concentré sur la tâche nécessaire à faire.
2. Planifiez un bloc de 4 heure (une demi-journée) chaque semaine pour un moment réservé à un travail hautement productif amenant beaucoup de valeur à votre entreprise.
Pour créer de la valeur, nous avons besoin de moment privilégié. Aujourd’hui en tant que chef d’entreprise, notre agenda est divisé en fraction d’instant devenant de plus en plus petite. Choisissez un jour, chaque semaine, ou vous pouvez prendre 4 heures d’affilées pour travailler sur votre entreprise et non pas dans votre entreprise.
Travaillez alors uniquement sur des projets à haute valeur ajouté. Pendant cette période, fermez votre messagerie (e-mail), éteignez votre téléphone, fermez votre porte de bureau et peut-être même mieux, quittez celui-ci et allez travailler dans un lieu libre de toute distraction.
3. Faites les choses que vous craigniez le plus en premier.
Le père d’une amie: Amber Dotts Salisbury lui demandait chaque jour : "Qu’as-tu fais aujourd’hui qui te faisait le plus peur.” et elle attribue cette question quotidienne à une des grandes causes de sa réussite tant personnelle que professionnelle. Plutôt que de perdre votre énergie en ayant peur, en laissant cette spirale infernale prendre forme, demandez-vous chaque jour qu’est-ce que vous redoutez le plus dans votre liste de choses à faire. Et faites-le, maintenant, tout de suite, dès le moment où vous avez pris conscience de l’action qui vous bloquait le plus.
Cela vous permettra de libérer une immense quantité d’énergie que vous pourrez investir dans d’autres domaines d’activités de votre entreprise.
4. Concentrez votre attention sur ces choses qui font vraiment une différence pour votre entreprise.
La notion de: moins, mieux, doit prendre forme dans tout ce que vous faites. Devenez effectif et non plus réactif. Le mantra que partage tous les entrepreneurs qui réussissent est:
Moins, Mieux.
N'oubliez pas, vous avez un nombre limité d’unité temporel auquel vous pouvez donner votre attention, donc investissez judicieusement votre énergie. Dès maintenant, concentrez-vous sur l’exécution d'une ou deux choses au maximum en leur portant un soin extrême, ne gratter pas la surface de 10 choses différentes. Une chose faites à moitié coute souvent beaucoup plus cher qu’une qui n’a pas été faites. Si la tâche est importante, amenez-la à son terme avant de passer au point suivant.
5. Embauchez un assistant personnel.
La plupart des gens ont peur de ne pas avoir suffisamment de chose à demander, donner à un assistant personnel.
Mon expérience professionnelle avec tous les propriétaires d'entreprises montre que c’est presque toujours le contraire qui est vrai, vous avez trop à donner à faire à votre assistant, et non pas assez.
Vous pourriez demander à votre assistant personnel de:
- Coordonner vos voyages
- Répondre aux questions simples de vos clients
- Préparer votre mailing
- Mettre à jour votre blog
- Planifier vos réunions
- Trier votre boite de réception e-mail.
- Traiter les problèmes de facturation
- Dépanner votre ordinateur fixe pendant que vous êtes absent du bureau
- Prendre note des dates et vous invite à les retenir
- Organisez des fleurs pour votre compagne / compagnon
- Faire le suivi des réunions avec votre équipe sur les principaux résultats attendus
- Etc.
6. Engagez de l'aide pour tous les travaux, toutes les tâches que vous pouvez payer moins de 20 CHF par heure pour obtenir le résultat souhaité.
Cela pourrait être d'embaucher pour du travail de secrétariat, de classement, de comptabilité de base ; ou trouver quelqu'un d’autre pour faire du transport, déplacer des choses ; ou trouver quelqu'un d’autre pour faire du travail à faible valeur ajouté pour vous.
La clé est que vous preniez n'importe quel moment « économisé » et que vous le réinvestissiez dans une activité à haut rendement ou forte valeur ajouté pour faire croître votre entreprise, ou pour améliorer votre propre qualité de vie.
7. Laissez reposer vos emails afin de réduire ceux-ci.
N'oubliez pas que, plus vite vous répondez, plus vite les réponses vont venir en retour.
8. Prenez garde à ne pas utiliser votre "boîte” e-mail en tant que votre liste à faire.
L'email est un excellent outil pour partager l'information et pour des notes rapides, mais c'est un gestionnaire de tâches totalement inadapté et inefficace. Utiliser un système pour votre liste à faire ou encore mieux un gestionnaire des tâches conçues spécifiquement pour cela, n’utilisez pas les e-mails, pour gérer votre liste de choses à faire.
9. Si vous planifier un grand nombre de rendez-vous, chaque mois, envisagez d'utiliser un software de planification comme timetrade.com pour faire cela beaucoup plus efficacement.
C'est un outil qui maintenant me permet de limiter sensiblement mes efforts de planifications, et me permet de gagner énormément de temps. (vous voulez prendre rdv avec moi pour une séance de 30 minutes d'exceleration: suivez ce lien: https://my.timetrade.com/book/ZZKSN)
10. Utiliser plusieurs lignes de « signature » électronique pour gagner du temps.
Vous pouvez les utiliser comme un moyen de stocker des lettres types et des modèles pour répondre aux requêtes récurrentes que votre équipe ou vos clients vous envoient. Merci à Séverine d’avoir partagé ce truc simple avec moi.
11. Eteignez les incendies récurrents – définitivement.
Faites un brainstorming sur les 3 gros problèmes récurrents que vous avez et que vous traitez dans votre entreprise et créez des méthodes systématiques pour les résoudre à chaque fois. Faites-le soit en résolvant la cause première, ou en déléguant le problème à un membre de l’équipe que vous pouvez former et a qui vous pouvez donner les moyens (responsabilité, financier, …) nécessaires à la résolution du challenge. N'oubliez pas, mieux vaut prévenir que guérir.
12. Développez votre capacité à tolérer que les tâches moins importantes soient laissées de côté ou même complètement abandonnées.
Certaines choses n'importent pas tant. Quelle est votre contrainte « mettre une coche dans la case » que vous avez fait sur votre liste à faire? Une des meilleures façons d'obtenir plus, c’est des fois de choisir de ne pas faire.
C’est une longe une liste, je sais. Pourquoi ne pas l'imprimer et l'utiliser comme une « Check-list » des étapes importantes que vous suivrez au cours des 90 prochains jours pour améliorer votre productivité (et partager celle-ci avec votre équipe.)
A votre succès,
Patrick de Sépibus
PS: Vous avez ma permission de transmettre cette liste d'idées pour vos pairs, propriétaires d’entreprises qui, vous pensez pourraient bénéficierait de ces idées.
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